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Por quais setores passam as faturas e como agilizar o processo

Na última semana, falamos sobre como uma boa gestão em telecom pode melhorar a produtividade dentro das empresas. Um dos aspectos mencionados foi a redução operacional dos processos que envolvem as faturas, visando poupar o tempo dos gestores e um melhor fluxo no andamento dos diversos setores da empresa.

Uma boa solução é criar um workflow das etapas de faturamento. Monitorando o processo, fica mais fácil localizar as faturas, evitando que fiquem paradas gerando juros ou multas por atraso de pagamento. Para isso, é importante entender quais são essas áreas pelas quais elas passam, desde o momento em que são recebidas até o seu pagamento.

Os setores e as faturas: alguns exemplos

Com algumas possíveis variações de empresa para empresa, vamos a uma pequena lista de áreas e como elas se relacionam com a gestão das faturas.

1 – Área Telecom: é a responsável pelos ativos de telecom, contratação de planos, auditoria e gestão. Envia informações específicas sobre as faturas para as áreas de planejamento e administrativa de telecom.

2 – Área administrativa de telecom: lança a fatura no sistema ERP: por isso a importância das planilhas estarem em acordo com sistema, economizando tempo.

3 – Área de Suprimentos: Como é a área que gerencia compras, calcula preços, gastos, e faz cotações, é a responsável também por efetuar o pagamento da fatura.

4 – Área de planejamento financeiro: responsável pelo controle do orçamento versus o realizado, faz o rateio entre os centros de custo da empresa.  As informações são enviadas pela equipe de telecom através de um sistema T.E.M (Telecom Expense Management).

5 – Assinatura da diretoria: A diretoria de TI deve assinar cada fatura enviada pela operadora, confirmando que está adequada e pronta para ser quitada.

Ao compreender que todos esses setores se relacionam e são dependentes uns dos outros, os gestores podem visualizar melhor o que fazer para agilizar os processos diários. Saber o que cada área necessita – informações, planilhas em formatos diversos – melhora a fluidez do trabalho. Pode parecer simples e até óbvio, mas são detalhes que, por vezes, acabam sendo deixados de lado e causando transtornos.

Se uma das áreas fica estagnada, todo o andamento para a quitação das faturas também para. Isso significa não apenas gastos desnecessários com multas por atraso de pagamento, mas também desperdício de energia dos colaboradores com a resolução de problemas evitáveis pela organização.

TWM - Telecom Web Manager

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