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Como implantar um programa de gestão de custos em telecom?

Implantar um programa de gestão de custos em telecom não é uma tarefa simples, e para que sua organização possua um eficiente programa de gestão dos custos em telecom é fundamental desenvolver um modelo de ação proativa, suportada por um conjunto apropriado de indicadores, que possam garantir a correção de rumos e soluções de problemas emergentes.

Em linhas gerais esse tipo de implantação pode ser resumida em 4 etapas

Etapa I: Organização do Setor

A primeira atividade que deve ser definida é o perfil e os papéis de cada integrante que fará parte da equipe, é importante selecionar profissionais que tenham um alto nível de raciocínio lógico e que consigam lidar bem com números e relatórios. Além disso é aconselhável que cada membro da equipe tenha de forma bem definida as atividades que devem desenvolver, deve-se decidir quem será responsável por mapear os recursos, receber as faturas e cadastrá-las, realizar as auditorias, elaborar os books de oportunidades e efetuar os pagamentos.

Outro aspecto interessante é desenvolver um completo inventário das linhas, faturas e contratos e mantê-los sempre atualizados e centralizado. Para que isso ocorra a maneira mais eficiente seria utilizar um sistema T.E.M desenvolvido também com esse intuito. A realização desse processo através de planilhas se mostra falho e perigoso visto que este tipo de controle pode ser facilmente perdido, indevidamente modificado e operacionalmente muito mais caro, devido a necessidade de esforço manual para manter os dados consistentes.

Fase II: Implantação e Difusão

A segunda fase é marcada pela implementação do processo de gestão em si e pela difusão do mesmo dentro da organização.

Nesta etapa a empresa deve definir qual o nível de controle realizará em relação aos serviços de telecomunicações. Uma gestão completa deve contemplar  todos os itens ligados ao serviço, como um controle de faturas, linhas, circuitos, aparelhos, operadoras, reajuste de contratos, definição de limites de utilização e bloqueios para cada usuário dependendo do cargo que ocupa.

Para que tudo isso ocorra é importante que todos os funcionários estejam alinhados com as políticas de uso e controles desenvolvidas e divulgadas pela empresa. Só o fato de os colaboradores terem ciência de que está sendo realizado um trabalho de gestão dos custos já faz com que eles mudem suas atitudes em relação a utilização dos recursos, por esse motivo programas de consciencização de uso de telefonia e divulgação das despesas devem fazer parte das estratégias de endomarketing.

Fase III: Operação da Gestão de Custos

Neste passo o objetivo é colher permanentemente os resultados das ações realizadas nas fases anteriores, para isso é vital desenvolver mecanismos de análise e validação das faturas – auditoria de tarifas, pacotes e serviços/acessos cancelados. Além de se manter um controle das contestações abertas, créditos recebidos e estornos concedidos. A empresa deve dar destaque no controle do fluxo das faturas – recebidas, processadas, auditadas e enviadas para pagamento, afim de se evitar a cobrança de juros e multas devido aos atrasos dos pagamentos.

É interessante mensalmente realizar um book que apresenta as despesas de telecom de maneira analítica e que evidencie as oportunidade de redução para que seja possível a realização da última etapa.

Fase IV: Otimização

Por fim, é importante realizar de forma constante um levantamento de oportunidades de economias (contratações de pacotes, utilização do código da operadora contratada, cancelamento de linhas não utilizadas, etc), otimização dos recursos e implantação de ações de melhoria contínua dos processos de gestão dos custos de telecomunicações.

 

 

 

 

TWM - Telecom Web Manager

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